Маркировка товаров: как аннулировать, списать или вывести из оборота

Списание маркировки в системе «Честный знак» — важная процедура, затрагивающая всех участников оборота маркированной продукции. Она позволяет корректно вывести товар из системы в случае его продажи, утилизации, возврата поставщику или по другим причинам, предусмотренным законодательством. Разберём, в каких ситуациях необходимо списывать коды маркировки, какие способы доступны для этого и как избежать распространённых ошибок при работе с системой.

Для чего списывают маркированный товар

В обычных условиях при продаже списание маркировки происходит через кассу автоматически, но существуют ситуации, когда приходится провести эту процедуру вручную:

• при утрате или повреждении кода маркировки;
• в случае брака или заводского дефекта;
• при истечении срока годности продукции;
• при использовании товара для внутренних нужд компании;
• в ситуациях утилизации или уничтожения товаров;
• при безвозмездной передаче;
• для товаров, отправляемых на экспорт за пределы ЕАЭС;
• при трансграничной продаже в страны ЕАЭС;
• при конфискации товара;
• при дистанционной продаже;
• когда возникают технические неполадки в системе.

Отсутствие своевременного списания приводит к накоплению неучтённых кодов на балансе, что может стать поводом для проверок контролирующими органами.

Этапы списания

Авторизация в системе

Для начала работы запустите «Крипто Про» CSP и подключите токен с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Войдите в личный кабинет и выберите необходимую товарную группу. Дождитесь уведомления об успешной авторизации перед продолжением работы.

Создание документа на списание

В разделе «Документы» нажмите «Создать» или «Добавить» и выберите тип операции:

1. «Списание» — для вывода из оборота только кода маркировки при повреждении или утере.
2. «Вывод из оборота» — для списания и кода, и самого товара.

Укажите дату проведения операции, выберите причину из списка и введите номер первичного документа-основания (например, номер акта списания).

Добавление маркированных товаров

В открытом документе используйте кнопку «Добавить коды» и заполните список кодов маркировки одним из способов:

• введите коды вручную;
• отсканируйте с помощью сканера;
• загрузите файл со списком кодов (для массового списания).

После добавления нажмите «Обновить статусы кодов» для проверки их валидности. Система автоматически заполнит информацию о GTIN и ИНН.

Отправка документа в «Честный знак»

Проверьте правильность заполнения всех полей документа и выберите функцию «Провести в Честном знаке». Дождитесь уведомления об отправке и проверьте статус документа через обновление раздела. Успешно проведенный документ получит статус «Оформлен», а при ошибках система покажет соответствующее уведомление с описанием проблемы.

Методы списания товаров

Через онлайн-кассу

Самый распространённый метод для розничных продаж — автоматическое списание при сканировании товара на кассе и формировании чека. Информация уходит в систему через оператора фискальных данных (ОФД).

Вручную

Позволяет самостоятельно создать документ в личном кабинете системы и добавить необходимые коды маркировки. Подходит для небольшого количества товаров или специфических случаев списания.

При помощи загрузки файла

Оптимальный вариант для обработки большого количества кодов — загрузка заранее подготовленного файла в формате .xls или .xlsx со списком всех необходимых кодов маркировки.

Общие правила по выводу из оборота

Все документы по списанию должны быть подписаны ответственным лицом с применением УКЭП. Рекомендуется регулярно проводить сверку остатков в системе для своевременного выявления расхождений.

Что делать в случае ошибок при списании?

Если документ получил статус «Ошибка», внимательно изучите комментарий к документу с описанием причины отказа. Создайте новый документ с учётом замечаний и повторите процедуру списания. При необходимости обратитесь в техническую поддержку системы «Честный знак».

Специалисты КВТ рекомендуют:

1. Регулярно проводить инвентаризацию кодов в системе.
2. Оперативно списывать повреждённые или утерянные коды.
3. Проверять корректность передачи данных о продажах.
4. Обращаться за профессиональной помощью при возникновении затруднений.

Компания КВТ предоставляет квалифицированную помощь в списании маркированных товаров в системе «Честный знак», что позволяет избежать ошибок в учёте и проблем с контролирующими органами.